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PROCESO DE BIENES Y SUMINISTROS

 

Objetivo del Catálogo

Dar a conocer a los usuarios los servicios administrativos que gestiona o ejecuta la Secretaría Administrativa a través del proceso de Bienes y suministros, precisando qué se requiere para solicitar el servicio y a que se compromete el equipo de trabajo de la Secretaría Administrativa.

 

El Proceso de Bienes y suministros

Apoya a la Secretaria Administrativa en la administración, adquisición, suministro y resguardo de los bienes e insumos necesarios para el cumplimiento de los programas y proyectos derivados de las funciones sustantivas institucionales de la Institución.

El responsable del proceso implementa las políticas de diagnóstico y planeación para lograr el suministro oportuno de los recursos materiales, insumos, bienes y servicios necesarios, en las mejores condiciones de calidad, cantidad y precio, en apego a la normatividad aplicable, a los requisitos de los usuarios, y a la Política de la Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad.

LISTADO GENERAL DE SERVICIOS

SERVICIO

TIPO DE SERVICIO

TIEMPO DE RESPUESTA (EN DÍAS HÁBILES)

INTERNO

PROVEEDOR

CENTRALIZADORA

TOTAL PARA EL USUARIO

Adquisición de bienes e insumos

F01 PBS 0101 Rev.5

Bienes e insumos de uso común

6

5

8

Bienes e insumos especiales

10

Tiempo de respuesta sujeto a especificaciones emitidas por el proveedor

25 en promedio

Equipo y mobiliario

10

Variable

Variable

Compra al extranjero

6

Variable

Variable

Bienes de uso recurrente

F01 PBS 0202 Rev. 4

7

3

10

Control de bienes muebles

Baja de bienes muebles

F01 PBS 0303 Rev. 1

10

No aplica

10

Transferencia de bienes muebles

10

10

20

 FICHAS DE SERVICIO

  1. Adquisición de Bienes e Insumos de Compra Nacional
Descripción Adquirir los bienes e insumos solicitados por el personal autorizado, necesarios para desarrollar las actividades académico administrativas programadas de la Dependencia, de acuerdo a lo establecido en la normatividad en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios de la UNAM y en el procedimiento operativo PBS 0101.
Usuario (s) Personal académico y administrativo autorizado.
Requisitos para solicitar el servicio Describir las características del bien o bienes solicitados en el formato de Solicitud Interna de Compra F01 PBS 0101 Rev. 5, entregar y anexar:a)     Especificación de lo socilitado o con muestra respectiva si es necesario.b)    Sugerencia o justificación técnica del proveedor, en caso de que el bien solicitado sea de fabricación especial o sólo haya un proveedor.

c)     Disponibilidad presupuestal en caso de proyectos, indicando número y nombre del proyecto.

d)    Firma de autorización

Firma de confirmación de requisitos (en caso de proyectos académicos).

Resultados del servicio Entrega de los bienes e insumos adquiridos de conformidad con los requisitos especificados en la solicitud autorizada.Nota: Los requisitos especificados del usuario pueden variar en función de los acuerdos establecidos durante el proceso de adquisición entre el Usuario y el responsable del Proceso de Bienes y Suministros.
Característica del servicio (Tiempo de respuesta) a)     08 días hábiles para bienes e insumos de uso común.b)    25 días hábiles para bienes e insumos especiales.c)    Variable para mobiliario y equipo, depende de la cotización del proveedor y en su caso de las especificaciones técnicas del bien solicitado. En 10 días hábiles se informará al usuario de las fechas de entrega de los bienes.
Medio de solicitud La solicitud debe hacerse por escrito conforme a los formatos establecidos actuales en original y dos copias.
Lugar, días y horarios de atención Para solicitar el servicio, favor de considerar los siguientes datos:a)   Responsable(s) que podrá (n) atender la solicitud: Personal del Departamento de Bienes y Suministros del Plantel.b)   Horarios de atención: lunes a viernes de 09:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00 h.

Teléfono de atención: Directo 5318-5539, ext.124.

  1.  Adquisición de Bienes e Insumos de Compra al Extranjero

 

Descripción Realizar la adquisición de bienes e insumos al extranjero: equipo, accesorios, químicos, o productos biológicos, entre otros, a solicitud de un usuario, y necesarios para realizar las funciones sustantivas de la Dependencia, de acuerdo a lo establecido en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios de la UNAM, así como, en las políticas, lineamientos y procedimientos que emite el Gobierno Federal en materia de comercio exterior y en el procedimiento operativo PBS 0102.
Usuario (s) Personal académico y administrativo autorizado.
Requisitos para solicitar el servicio El usuario responsable del proyecto debe entregar Formato firmado de solicitud Interna de compra ( F01 PBS0101) conteniendo

  • Descripción clara de los bienes solicitados indicando Marca, Modelo, Catalogo, presentación y cantidad solicitada, o elaborar  las requisiciones de compra por separado (protocolo) según el producto químico, biológico, reactivo, radioactivo, farmacéutico o de origen vegetal, animal o humano.
  • Anexar cotización ó copias del catálogo.
  • Indicar o anexar justificación técnica del proveedor y Tax ID del mismo, en su caso.
  • Indicar tipo de afectación presupuestal (considerando porcentaje por concepto de gastos y derechos de importación)
  • Especificar (en protocolo) condiciones de conservación y manejo para su traslado conforme al Catálogo de claves para la compra e importación.
Resultados del servicio Productos intermedios:

  • Permisos o autorización específica de importación Entidades o Dependencias Federales de acuerdo al producto
  • Registro en Sistema informático (SICE, CSA)
  • Seguimiento a transferencia e instrucciones de embarque

Resultado final

Entrega de los bienes e insumos adquiridos de conformidad con los requisitos especificados en la solicitud interna de compra autorizada, solicitud de requisición y/o protocolos de permisos específicos de importación y embarque..

Característica del servicio (Tiempo de respuesta) Variable. Los tiempos de respuesta dependen de los tiempos de autorización o permisos de importación de instancias Federales, de acuerdo a las especificaciones de los proveedores, y tiempos de aduanas. En un periodo de 10 días hábiles se informará al usuario de las fechas compromiso de entrega.
Medio de solicitud La solicitud con firma del titular y en su caso del protocolo correspondiente debe ser entregada en el área de Compras.
Lugar, días y horarios de atención Para solicitar el servicio, favor de considerar los siguientes datos:a)   Responsable(s) que podrá (n) atender la solicitud: Personal del Departamento de Bienes y Suministros del Plantel.b ) Horarios de atención: lunes a viernes de 09:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00 h.

b)   Teléfono de atención: Directo 5318-5539, ext.124.

  1. Suministro de Bienes e Insumos de Uso Recurrente
Descripción Proporcionar al personal autorizado, los bienes e insumos solicitados necesarios para desarrollar las actividades académico administrativas programadas de la Dependencia, de acuerdo al Catálogo de bienes de uso recurrente de almacén, y en el procedimiento operativo PBS 0202. Dicho catálogo se entrega a cada departamento y/o área anualmente.
Usuario(s) Personal académico y administrativo autorizado.
Requisitos para solicitar el servicio
  1. Entregar original y dos fotocopias del Vale de Salida del Almacén F01 PBS 0202 Rev. 4, debidamente requisitado y firmado por el responsable del área o departamento.
  2. La solicitud se deberá entregar según el calendario establecido cada inicio de a&nacule;o, en el cual se establece los días de recepción de solicitudes por departamento.
  3. Dicha solicitud contendrá materiales y/o artículos de papelería contemplados en el catálogo de materiales de uso recurrente.

 

Resultados del servicio Entrega de los bienes e insumos, de conformidad con la cantidad de unidades autorizadas en el Vale de Salida de Almacén.Nota: La cantidad de unidades autorizadas de los bienes e insumos depende de la demanda y existencias de los mismos en el almacén.
Característica del servicio (Tiempo de respuesta) 10 días hábiles.
Medio de solicitud La solicitud debe presentarse en las oficinas del Departamento de Bienes y Suministros.
Lugar, días y horarios de atención Para solicitar el servicio, favor de considerar los siguientes datos:a)   Responsable(s) que podrá (n) atender la solicitud: Personal del Departamento de Bienes y Suministros del Plantel.

b)   Horarios de atención: lunes a viernes de 09:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00 h.

c)   Teléfono de atención: Directo 5318-5539, ext.124.

  1. Baja de Bienes
Descripción Actualizar los resguardos de un usuario que solicita la baja de un bien mueble de control económico o de control patrimonial por desuso, obsolescencia, destrucción, robo, extravío o siniestro, de acuerdo a lo dispuesto por la Dirección General de Patrimonio Universitario y el procedimiento operativo PBS 0303.
Usuario (s)

Usuario directo del bien.

Requisitos para solicitar el servicio El usuario debe entregar:

  • Solicitud de la baja de bienes muebles F01 PBS 0303 Rev. 1, debidamente lleno, en caso de desuso, fin de vida útil u obsolescencia.
  • Adicionalmente, dictamen administrativo de procedencia, Acta administrativa en caso de destrucción o siniestro, o, Acta del Ministerio público en caso de robo o extravío.

Entrega del bien, en su caso.

Resultados del servicio Entrega del Resguardo Interno de Bienes de Activo Fijo F02 PBS 0301 actualizado, firmado de conformidad por el usuario y el jefe de Bienes y Suministros.
Característica del servicio (Tiempo de respuesta)

10 días hábiles.

Medio de solicitud  La solicitud debe presentarse en las oficinas del Departamento de Bienes y Suministros.
Lugar, días y horarios de atención Para solicitar el servicio, favor de considerar los siguientes datos:a)   Responsable(s) que podrá (n) atender la solicitud: Personal del Departamento de Bienes y Suministros del Plantel.b)   Horarios de atención: lunes a viernes de 09:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00 h.

Teléfono de atención: Directo 5318-5539, ext.124.

  1. Transferencia de Bienes Muebles
Descripción Realizar la transferencia de un bien mueble patrimonial que se encuentra físicamente en otra Entidad o Dependencia o dentro de la propia Dependencia, de acuerdo a lo dispuesto por la Dirección General de Patrimonio Universitario, y en el procedimiento operativo PBS 0304.
Usuario (s)

Titulares de Áreas o Unidades Responsables.

Requisitos para solicitar el servicio El usuario debe entregar

  • Solicitud mediante oficio y firmado de autorización por el Secretario Administrativo, y

Aceptación de transferencia del bien mueble patrimonial capitalizable.

Resultados del servicio Transferencia del bien mueble patrimonial capitalizable, de conformidad con lo especificado en la solicitud autorizada.
Característica del servicio (Tiempo de respuesta)

20 días hábiles.

Medio de solicitud  El oficio de solicitud debe entregarse en las oficinas del Secretario Administrativo.
Lugar, días y horarios de atención Para solicitar el servicio, favor de considerar los siguientes datos:a)   Responsable(s) que podrá (n) atender la solicitud: Personal del Departamento de Bienes y Suministros del Plantel.b)   Horarios de atención: lunes a viernes de 09:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00 h.

c)   Teléfono de atención: Directo 5318-5539, ext.124.

 

Control de Cambios del Catalogo

Revisión

Fecha

Motivo del  Cambio

0

07/Abr/2014

Creación del Catálogo de Servicios de la Secretaria Administrativa o Jefatura de Unidad Administrativa.

1

Actualización de la información.

2

Retroalimentación en visitas técnicas.

3

2011

Cambios en los procedimientos operativos.

4

26/Ene/2017

Actualización de formatos